Rekisterinpitäjä
Vuokrapori
Eteläpuisto 11
28100 Pori
puh. 02 637 6101
Y-tunnus: 1712342-9
Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Peter Kouvo
peter.kouvo@vuokrapori.fi
Eteläpuisto 11, 28100 Pori
Rekisterin nimi ja tietosisältö
- Vuokraporin asiakasrekisteri (”Asiakasrekisteri”)
- Vuokraporin toimeksiantorekisteri (”Toimeksiantorekisteri”)
- Vuokraporin markkinointirekisteri (”Markkinointirekisteri”)
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta
Mitä henkilötietoja Vuokrapori käsittelee ja missä tarkoituksessa?
Oikeusperusteita henkilötietojen käytölle ovat sopimussuhde, asiakkaan antama suostumus, lakisääteiset velvoitteet sekä kolmannen osapuolen oikeutetut edut.
Asiakasrekisteri
Vuokrapori ylläpitää asiakasrekisteriä, jonka sisältämiä henkilötietoja käytetään sopimussuhteen hoitamisessa ja palveluiden tuottamisessa. Asiakasrekisteri sisältää asiakkaan henkilötietoja, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Rekisteri voi sisältää muitakin asiakkaan tunnistamiseksi tarpeellisia tietoja sekä mahdolliset asiakaspalautteet niiden sisältämine henkilötietoineen.
Asiakasrekisterin henkilötietoja voidaan käyttää myös myynti- ja markkinointitarkoituksessa. Käsittely perustuu tällöin Vuokraporin ja asiakkaan väliseen sopimussuhteeseen sekä rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.
Lisäksi Vuokrapori kerää asiakasrekisteriinsä henkilötietoja myynti- ja markkinointitarkoitusta varten myös mahdollisista uusista asiakkaista. Käsittelyperusteena on tällöin Vuokraporin oikeutettu etu.
Tietoja ylläpidetään luotettavalla ja turvallisella tavalla, tunnukset ovat vain tarvittavilla henkilöillä
Toimeksiantorekisteri
Vuokrapori harjoittaa vuokravälitystoimintaa. Välitystoimeksiantojen hoitaminen ja välitystoimintaa säätelevät lait (mm. rahanpesulaki) edellyttävät tiettyjen henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä. Nämä tiedot sisältyvät toimeksiantorekistereihin. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Vuokraporin ja asiakkaan välinen sopimussuhde sekä velvollisuus noudattaa lain säännöksiä ja hyvää välitystapaa.
Välitystoiminnassa voidaan kerätä alla lueteltuja henkilötietoja, joita voidaan tarvita vuokranantajista, vuokralaisista, vuokratilan hakijoista ja muista sopijakumppaneista:
Nimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoite, aiempi osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiointikieli, tieto poliittisesta vaikutusvallasta (ns. politically exposed person ”PEP”), tieto kuuluuko asiakas kansainväliselle pakotelistalle, tieto kuuluuko asiakas kansalliselle jäädytyslistalle (KRP:n ylläpitämä julkinen luettelo jäädyttämispäätöksistä), henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan tunnistetiedot tai sen jäljennös, holhous- tai edunvalvontatieto, toimeksiantosopimuksen sisältämät muut tiedot, välitettävää kohdetta koskevat tiedot, ammatti, työsuhteen kesto, talouden muoto, tieto lemmikkieläimistä, vuokraasuntohakemuksen sisältämät muut tiedot, luottotiedot, vuokratarjoukseen ja sen hyväksymiseen liittyvät tiedot, vuokrasopimuksen tai muun sopimuksen sisältämät tiedot, selvitys varojen alkuperästä sekä asiakkaan antamat muut mahdolliset tiedot, jotka ovat tarpeen välitystehtävän suorittamiseksi.
Toimeksiantorekisteri sisältää myös välitettävään kohteeseen liittyviä henkilötietoja, kuten asuntoosakeyhtiön tai kiinteistöyhtiön isännöitsijän ja hallitusten jäsenten nimet ja näiden yhteystiedot. Tietojen käsittelyn perusteena on lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen. Lisäksi rekisteri sisältää välitystoimeksiantoon liittyvät mahdolliset palautteet niiden sisältämine henkilötietoineen, jolloin käsittely perustuu oikeutettuun etuun.
Markkinointirekisteri
Vuokraporilla on myös markkinointirekisteri, jonka sisältämiä henkilötietoja voidaan käyttää suoramarkkinointiin, sähköpostimarkkinointiin, asiakaskyselyihin ja muuhun vastaavaan markkinointiin. Markkinointirekisteri sisältää henkilön nimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron ja osoitteen sekä muut rekisteröidyn mahdollisesti antamat tiedot, esimerkiksi tiedon asumistilanteesta tai kiinnostuksen välityskohteesta. Käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tai rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
Kuinka kauan tietoja säilytetään?
Asiakasrekisterien sisältämät henkilötiedot säilytetään sopimussuhteen ajan sekä sopimuksen päättymisen jälkeen niin pitkään kuin on tarpeen asiakassuhteen hoitamisen tai mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden takia.
Lainsäädäntö velvoittaa säilyttämään välitystoimeksiantorekisterien sisältämät henkilötiedot viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Tämän jälkeen tietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.
Asiakaspalautteet säilytetään, kunnes kyseinen palaute on käsitelty tai niin pitkään kuin siihen on perusteltu syy.
Markkinointirekisterin tietoja säilytetään niin kauan kuin tietoja hyödynnetään asiakasviestinnässä ja markkinoinnissa tai kunnes rekisteröity peruuttaa antamansa suostumuksen. Tietojen säilyttämisen tarpeellisuus arvioidaan säännöllisesti.
Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Rekisterinpitäjä ei tee henkilötietojen pohjalta tai muuten asiakkaaseen kohdistuvaa profilointia eikä käytä automaattista päätöksentekoa.
Henkilötietoryhmät
Niin sanottuihin erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien henkilötietojen käsittely on lähtökohtaisesti kiellettyä.
Näitä tietoja suojellaan erityisen tarkasti. Kuitenkin, erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja saa käsitellä, kun kieltoon on säädetty poikkeus EU:n tietosuoja-asetuksessa tai erikseen unionin oikeudessa tai kansallisessa lainsäädännössä.
Mitkä ovat reskiteröidyn oikeudet?
Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, käsitteleekö rekisterinpitäjä häntä koskevia henkilötietoja. Mikäli tietoja käsitellään, on rekisteröidyllä oikeus saada jäljennös häntä koskevista henkilötiedoista. Jos henkilötiedoissa on virhe, puute tai muu epätarkkuus tai mikäli tieto on vanhentunut, on rekisteröidyllä oikeus pyytää häntä koskevien tietojen oikaisua.
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimussuhteeseen, on rekisteröidyllä oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Tiedot voidaan siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä oikeus koskee vain automaattisesti käsiteltäviä henkilötietoja.
Rekisteröidyllä on joissakin tilanteissa oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä. Tämä oikeus on esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity kiistää henkilötietojensa oikeellisuuden tai käsittelyn lainmukaisuuden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan tietojen oikeellisuuden ja käsittelyn lainmukaisuuden varmistamisen ajaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä. Tämä oikeus tulee kysymykseen vain, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne alun perin kerättiin eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta eikä tietoja tarvitse säilyttää lain perusteella. Henkilöä koskevia tietoja ei siis ole mahdollista poistaa sinä aikana, kun niiden säilyttämiselle on olemassa oikeudellinen peruste.
Jos henkilötietojen käsittely perustuu vain rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä koska tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, mikäli rekisterinpitäjä ei täytä velvoitteitaan rekisterinpitäjänä tai ei muutoin noudata tietosuojalainsäädäntöä. (www.tietosuoja.fi) Henkilötietojen käsittelyä ja rekisteröidyn oikeuksia koskevissa kysymyksissä pyydämme ottamaan yhteyttä sähköpostitse info@vuokrapori.fi
Tietoturvatoimenpiteet
- Tunnistamme henkilötiedot, joita tarvitsemme liiketoiminnassa
- Dokumentoimme miten henkilötietoja käsitellään, valvotaan, tallennetaan tai lähetetään
- Poistamme henkilötiedot, joita ei tarvita
- Varmistamme, että henkilötietojen käsittelyssä, valvonnassa, lähettämisessä tai tallentamisessa on saatu käsiteltävän henkilön suostumus
- Hallitsemme IT-järjestelmien suojauksen ja käytämme teknologiaa, jolla voimme havaita haitallisen toiminnan
- Huolehdimme järjestelmien päivityksistä ja ajantasaisuudesta
- Suojaamme langattoman verkon ja käytämme vahvoja salasanoja
- Olemme varovaisia linkkien avaamisessa ja ohjelmien lataamisessa
- Koulutamme itseämme käsittelemään henkilötietoja GDPR:n vaatimusten mukaisesti
- Auditoimme omia menettelytapojamme.